Функция управления - контроль

Функция контроля, как и учета, реализуется повсеместно в связи с выполнением любых других функций управления, в деятельности всех руководителей и подразделений. Контроль заставляет все процессы в организации происходить "предопределенным" образом, более скоординированно, с минимальными потерями. Можно сказать, что он реализует сравнительный подход к оцениванию явления. Только на этой основе и можно принимать эффективные управленческие решения.

Схемой для функции контроля может служить фрагмент элементарной системы управления, см. рисунки 4.1. и 5.3.

Должное значение Д


Разность ∆=Д-Ф


Фактическое значение Ф

Рисунок 5.3 – Схема функции контроля

Словесно эту схему можно описать так: для осуществления контроля из должного значения Д показателя вычесть его фактическое значение Ф; разность ∆ есть отклонение.

Часто можно встретить расширительное толкование функции контроля, включающее и анализ отклонения, и принятие решения по результату анализа. По нашему мнению, каждую функцию лучше оставить в своих рамках, но говорить о связях функций.

Контроль и смысл. Важная роль контроля состоит в придании смысла контролируемому процессу. Например, работник пришёл на работу в 9.15 (этот факт – результат учёта). Контроль сравнивает 9.00 и 9.15 и фиксирует опоздание. В этом и состоит смысл процесса контроля.

Контроль и психология. Нравится ли подчиненным, когда их контролируют? Очевидный ответ – не нравится. Но если работник дисциплинирован, справляется со своей работой, разве он не хочет, чтобы проверяющие это заметили? Хочет, но заметят не его а нарушителя, который получит взыскание, а наш добросовестный работник не получит ничего. И это неправильно. Во многих работах отмечается, что еще с советских времён управленческая практика носит репрессивный характер. Если посмотреть папку с приказами, то взысканий будет явно больше, чем поощрений, в то время как добросовестных работников явно больше, чем недобросовестных.

Контроль и стиль управления. При каком стиле больше контроля со стороны руководителя: при автократическом или при демократическом? Ответ очевиден: при автократическом. При демократическом стиле включается самоконтроль, поскольку подчинённые приобщены к управлению и более сознательно относятся к своим обязанностям.



Можно рассмотреть и другие аспекты контроля. Отсюда вывод: правильную систему контроля создать и поддерживать непросто, и проблема не только в её сложности и затратности. Дело не обстоит так: чем больше контроля, тем лучше. Контроль должен быть не максимальным, а максимально эффективным, оптимальным; полным, но рентабельным и не убивающим инициативу; достаточным, но не чрезмерным.

Контроль направлен на борьбу с хаосом, который (принцип синергии) является неотъемлемым компонентом всякой сложной системы. Существует "норма" хаоса, при которой эволюция системы направлена на развитие и совершенствование. При дефиците хаоса – крайне автократическом стиле и при его избытке – либеральном стиле эволюция системы направлена на деградацию. Эта "норма хаоса" в разных подразделениях и организациях различна. Поэтому каждый руководитель создает систему контроля, опираясь, во-первых, на требования нормативно-правовой базы, во-вторых, на свой опыт, в-третьих, на теоретические положения менеджмента.

Существуют различные системы классификации контроля. По организационным формам (субъектам проведения) контроль делится на государственный, ведомственный (внутриведомственный), вневедомственный, аудиторский (независимый), внутрихозяйственный (внутренний).

Вторая система классификации контроля – по отношению к одному из трех этапов всякого процесса: предварительный, текущий, заключительный.

Предварительный контроль можно трактовать двояко: во-первых, как заключительный контроль подготовительной стадии для запуска данного процесса (для определенности - бизнес-процесса), во-вторых, как контроль-прогноз будущего развития процесса. В последнем случае реализуется принцип эффективного контроля 1:10:100:1000. Цепь соотношений означает, что на каждой последующей стадии (например, жизненного цикла товара) цена ошибки возрастает на порядок (исследование, проектирование, производство, продажа).



Текущий – оперативный контроль осуществляется один или несколько раз в зависимости, например, от количества стадий процесса. Его цель – своевременно обнаружить отклонение от нормы, например, брак, недобросовестность контрагента. Такой контроль позволяет предотвратить перерасход всех видов ресурсов, включая время, труд, финансы. Со временем этот вид контроля становится все более распространенным. Фактически он явился основой новых концепций и стандартов управления.

Заключительный контроль осуществляется в самом конце или сразу после окончания процесса. Его цель – во-первых, оценить результаты работы с позиции количества и качества, во-вторых, оценить вклад работников, причастных к завершению данного процесса. Обе эти подцели помимо прочего могут играть важную мотивирующую функцию (а могут, напротив, обидеть работника недоверием и мелочной опекой).

Третья система классификации видов контроля – по широте охвата: частичный (выборочный) или полный (общий). Выбор одного из этих видов контроля связан с выбором точки на линии в координатах: эффективность – рентабельность контроля. Повышение эффективности частичного контроля опирается, в частности, на тезис о наличии стратегического пункта. Последний можно мыслить как этап, на вход которого замыкаются несколько процессов, а на выходе – один результирующий процесс, который и должен контролироваться. И только при наличии отклонения от нормы мы обоснованно переходим к контролю входных процессов. Пример: можно контролировать деятельность подразделения в целом, а можно – работу каждого его члена.

Четвертая система классификации – по степени детерминированности: внеплановый и плановый контроль.

Пятая система – по источникам информации: контроль документальный и фактический.

Шестая система классификации видов контроля – по содержанию и субъектам действий: проверка (пересчет, измерение, сравнение, испытание), ревизия, аудит, тематическая проверка, служебное расследование, следствие.

В последние годы появилось много литературы с названием "контроллинг". Часто он определяется неправомерно как "система наиболее эффективного управления" или что-нибудь в этом роде. Мы под контроллингом понимаем систему интегрированного планирования и контроля работы предприятия, базирующуюся на непрерывном потоке внешней и внутренней информации. Отличительные черты контроллинга: а) полная ориентация на проблемы без учета человеческих факторов; б) детальная проработка всех планово-контрольных процедур; в) выделение в качестве главных двух функций управления: планирования и контроля.

Функция контроля является важнейшей (но не единственной) составляющей системы управления качеством. Действительно, уже обычный – заключительный контроль готовой продукции позволяет отделить всю (при полном контроле) или часть (при выборочном контроле) бракованной продукции. Однако он не позволяет снизить процент брака на несколько порядков, повысить сами стандарты качества, поставить вопрос максимально широко: поднять качество – в том числе рентабельность, конкурентоспособность - работы всей организации во всем. Появляется система TQM – Total Quality Management – Всеобщее Управление Качеством, где все работники до единого сами контролируют свою деятельность и стремятся повысить качество своей работы. Отметим здесь две идеи: всепроникающий характер контроля и приобщенность к контролю всех работников в форме самоконтроля. Безусловно, здесь присутствует человеческий фактор.

Государство на федеральном уровне и уровне субъектов Федерации, а также муниципалитеты осуществляют многосторонний внешний контроль за деятельностью организаций: финансовый, технический (лицензирование, строительные нормы и правила и т.п.), пожарный, санитарный, экологический и пр.

Для объективизации отражения деятельности организаций – прежде всего финансовой – государство способствует развитию аудита как предпринимательской деятельности по независимой проверке бухгалтерского учета и финансовой отчетности. Однако аудит развивается и далее, превращаясь в форму экспертизы бизнеса в широком смысле, так, помимо финансового выделяют аудиты на соответствие и операционный.

Аудит на соответствие контролирует соблюдение организацией правил, норм, законов, инструкций, договорных обязательств, положений устава и т.п.

Операционный аудит называют также аудитом эффективности работы организации, деятельности персонала и пр.

В заключение приведем поучительную цитату о функции контроля: "IBM … решил произвести некоторые детали в Японии и … установил уровень качества – 3 бракованные детали на 10000. Выполненный заказ сопровождало письмо…: "Уважаемые господа! Мы, японцы, никак не можем понять деловую практику Северной Америки, но, тем не менее, включили в каждые 10000 деталей 3 бракованные, завернув их отдельно" [17, с. 367].


6083809006980378.html
6083862914299713.html
    PR.RU™